근로기준법은 사용종속관계에 있는 근로자를 보호하는 취지의 법이기 때문에 사직, 자진 퇴사, 의원면직 등으로 불리는 근로자 의사에 의한 근로관계 종료에 대해서는 법령상 특별한 제한 규정이 없다. 그러나 사용자 입장에서는 끝까지 마음을 놓기 이르다. 근로자가 자진 퇴사했다 하더라도 근로관계 종료의 원인에 대한 증명책임은 사용자에게 있고, 퇴사 이후의 처리해야 할 행정 절차들이 기다리고 있기 때문이다. 근로자와 이별하는 단계에서 사용자가 주의 깊게 처리해야 할 사항들은 어떤 것이 있을까?


사직서 받아 보관하기
근로자가 사직의 의사를 밝혔다면 사직서를 제출하도록 안내하는 것이 우선이다. 물론 근로자의 사직 의사표시는 구두로 하더라도 효력이 인정되지만, 정확한 퇴사일이나 사직 사유를 명확히 하기 위해서, 혹시 모를 근로자와의 법적 분쟁에 대비하기 위해서 사직서는 서면으로 제출받아 보관하는 것이 가장 명확하다.

특히 실무적으로 마지막 근무일과 퇴사일(마지막 근무일의 다음 날)을 혼동하는 경우가 많다. 퇴사일이 언제인지에 따라서 하루 차이로 주휴수당 발생 여부, 퇴직금 지급 대상 여부, 연차 발생 여부가 달라질 수 있기 때문에 이로 인해 발생할 수 있는 갈등을 미연에 방지하기 위해서라도 구체적인 정보를 담은 사직서를 받아두는 것이 중요하다.

근로자가 사직서 제출을 거부하는 경우 최소한 문자, 카카오톡 대화, 이메일 등으로 근로자의 사직 의사표시를 확인할 수 있는 자료를 가지고 있는 것이 좋고, 이런 모든 종류의 기록을 거부하고 잠적하거나 무단결근하는 경우에도 출근을 명령하거나, 사직 의사를 확인하는 연락, 내용증명을 한두 차례 거쳐서 근로자에게 재직의 의사가 없다는 간접증거를 남겨두는 것이 바람직하다.


금품 청산
근로기준법 제36조와 근로자퇴직급여 보장법(이하 퇴직급여법) 제9조에 따르면 사용자는 지급 사유 발생일로부터 14일 이내 근로자에게 임금, 퇴직금을 포함한 금품을 지급(이하 금품 청산)해야 한다. 14일 이내 금품 청산이 이루어지지 않으면 연 20%의 지연이자를 부담해야 하고, 임금 체불의 고의가 인정된다면 형사처벌까지 가능한 사안이므로 사용자는 더욱 주의해야 한다.

한편, 근로기준법 제36조 단서 규정에 따라 당사자 사이의 합의가 있는 경우 지급기일을 연장할 수 있고 행정 처리 편의상 많은 사업장에서 근로자 퇴사 시 금품청산을 다음 정기 급여일에 지급한다는 내용을 근로계약서에 담기도 한다. 다만, 근로자들이 청구하지 않는 것일 뿐 합의로 지급기일을 연장하더라도 지연이자는 발생하는 것이 원칙(근로기준과-3981, 2005.7.28.)이고 퇴직금은 퇴직을 요건으로 발생하는 임금이므로 재직 중에 한 지연 지급 합의는 효력이 없는 것이 원칙(퇴직연금복지과-3088, 2021.7.6.)이므로 금품 청산은 가능하면 법정 기일을 준수하는 것이 가장 안전하다.


사회보험 상실신고
퇴사일을 기준으로 다음 달 15일까지 4대보험 상실신고도 진행해야 한다. 만약 신고 기한을 미준수하거나 신고를 누락할 경우 과태료가 부과될 수 있고, 위반 횟수에 따라 과태료 부담이 늘어나니 주의해야 한다. 특히 고용보험에 있어서 근로관계 상실 사유를 어떻게 입력하느냐에 따라 실업급여 수급 자격이 달라지고, 퇴사한 근로자가 사용자에게 이직확인서를 요청할 경우 10일 이내 발급해주어야 하므로 해당 부분이 낯설 경우 관할 고용센터나 노무법인에 문의해 도움을 받는 것이 필요하다.


퇴직 서류의 보관

마지막으로 근로기준법 제42조 및 동법 시행령 제22조에 따라 사용자는 근로계약에 관한 중요 서류를 3년간 보존하여야 한다. 해당 규정은 위반 그 자체로 500만 원 이하의 과태료 부과대상임은 물론이고, 임금채권 소멸시효가 3년임을 고려할 때 퇴사 후 임금체불 진정에 대한 대비 자료를 갖춰 놓는다는 측면에서도 관리 필요성이 있다.